gérer une entreprise au Japon : guide pratique

Gérer une entreprise au Japon : guide pratique

La semaine derniere, le cabinet Komon Avocats avait partagé avec vous le cas pratique de Léo, Français cherchant à créer une société et à s’expatrier au Japon.
Dans cette deuxième partie, ces experts en relations d’affaires France/Japon nous expliquent comment gérer une entreprise au Japon, toutes les procédures une fois sur place.

Gérer une entreprise au Japon : cas concret partie 2


Grâce notamment à l’aide du Desk Japon du cabinet Komon, l’entreprise de Léo a prospéré, les affaires marchent bien pour lui. 🃏🔥
Il a débuté sous la forme de la Kojin Jigyo Nushi, mais il veut changer de forme juridique. En effet, si la Kojin Jigyo Nushi était la forme adéquate pour le lancement de l’activité et pour éprouver le marché, elle a ses limites. Désormais, au regard de l’évolution de son affaire, notamment s’agissant des charges et du besoin en salariés, Léo a besoin de se structurer. Il est donc temps de créer une société.

Etape 1 : Choisir la forme de société

Le cabinet Komon Avocats lui explique que plusieurs formes de société sont disponibles, les plus connues étant la société par actions (Kabushiki Kaisha) ou la société à responsabilité limitée (Godo Kaisha).

Les Kabushiki Kaisha et les Godo Kaisha sont similaires dans la mesure où la responsabilité de Léo sera limitée à ses apports. Mais la grande différence entre les deux formes réside dans la séparation de la propriété et de la gestion. Dans une Kabushiki Kaisha, les rôles des actionnaires et des administrateurs sont séparés, bien que la même personne puisse occuper les deux fonctions. Dans une Godo Kaisha, en revanche, les associés et la direction doivent être les mêmes. 

quel type de société créer au Japon ?


Bien que la Kabushiki Kaisha soit une forme plus répandue quand on gère une entreprise au Japon, au vu des explications qui lui ont été données par ses avocats, Léo choisit de commencer avec la Godo Kaisha dans une logique à court terme.

En effet, le principal avantage d’une Godo Kaisha est que les coûts de création sont inférieurs à ceux d’une Kabushiki Kaisha (Kabushiki Kaisha est au moins 220 000 yens soit 1369,68 euros au 28 septembre 2024, tandis que Godo Kaisha est environ 100 000 yens soit 622,58 euros au 28 septembre 2024). De plus, contrairement aux Kabushiki Kaisha, il n’est pas nécessaire d’obtenir une certification des statuts auprès d’un notaire, ce qui permet de réduire le temps nécessaire à la création. En outre, une Godo Kaisha n’a pas l’obligation de publier des comptes annuels, ce qui élimine également certaines démarches et les frais de publication.

Cependant, contrairement aux Kabushiki Kaisha, une Godo Kaisha ne peut pas lever de fonds par l’augmentation de capital, et donc les méthodes de financement se concentrent principalement sur l’autofinancement, les subventions gouvernementales ou locales et les prêts bancaires. De plus, elle ne peut pas être cotée en bourse.

Par conséquent, Léo en est arrivé à la conclusion qu’il pourrait commencer ses activités avec une Godo Kaisha et envisager de passer à une Kabushiki Kaisha lorsque des investissements importants seront nécessaires pour l’expansion de son entreprise au Japon.

Etape 2 : Création d’une Godo Kaisha au Japon

Lors de la création d’une Godo Kaisha, il est d’abord nécessaire de déterminer des informations de base telles que la dénomination sociale, le siège social et le capital social. Ensuite, les statuts doivent être rédigés et le capital social doit être déposé sur le compte personnel d’un fondateur (Léo).

Bien qu’il soit possible de créer une Godo Kaisha avec un capital social de 1 yen (0,0062 euros au 28 septembre 2024) seulement, le Desk Japon du cabinet Komon Avocats insiste sur le fait qu’il est nécessaire de déterminer un montant approprié en tenant compte des frais d’enregistrement (ci-dessous), des frais de démarrage de la société et d’environ six mois de fonds de roulement.

Il est également nécessaire de créer un sceau officiel pour la société (Jitsuin).

Le Jitsuin est utilisé dans des moments importants pour la prise de décision de la société, notamment lors de la demande d’enregistrement à la création de la société ou lors de la signature de contrats. Par la suite, une demande d’enregistrement doit être soumise au bureau des affaires juridiques compétent pour le siège social.

L’enregistrement nécessite le paiement d’une taxe d’enregistrement. Cette taxe s’élève à 0,7 % du capital social, mais si ce montant est inférieur à 60 000 yens (373,55 euros au 28 septembre 2024), le montant minimum de 60 000 yens (373,55 euros au 28 septembre 2024) est applicable. Par ailleurs, la date de création de la société correspond à la date de la demande d’enregistrement.

Après la création, une déclaration de création de société (Hôjin Setsuritsu Todoke) doit être soumise au bureau des impôts compétent, à la préfecture et à la municipalité où le siège est situé. En plus, Léo est tenu de s’inscrire à la sécurité sociale (l’assurance maladie, l’assurance dépendance et l’assurance pension). Il est important de noter que cette inscription doit être effectuée dans les cinq jours suivant l’enregistrement.

Une ouverture d’un compte bancaire au nom de la société sera également effectuée.

Le cabinet Komon souligne qu’après la création de la société, Léo n’est plus sous le statut de Kojin Jigyo Nushi, ce qui signifie que Léo doit effectuer les démarches de cessation d’activité. Ainsi, la déclaration de cessation d’activité doit être soumise au bureau des impôts dans un délai d’un mois après la cessation et la déclaration de renonciation à l’Aoiro Shinkoku doit être aussi régularisée. Il est également nécessaire de procéder au transfert des actifs et des passifs de l’activité Kojin Jigyo Nushi à la société.

Après que Léo aura établi sa société au Japon, celle-ci sera soumise à divers impôts et taxes que nous détaillerons ci-dessous.

Etape 3 : Impôts et fiscalité au Japon

Les impôts applicables aux sociétés sont au nombre de quatre : l’impôt sur les sociétés (Hôjin Zei), la taxe résidentielle des sociétés (Hôjin Juumin Zei), la taxe professionnelle des sociétés (Hôjin Jigyô Zei) et la taxe sur la consommation (Shôhi Zei).

taxes au Japon

🌸 Le Hôjin Zei est le principal impôt auquel doit faire face la société. Pour appliquer les taux d’imposition, le régime fiscal japonais distingue les grandes entreprises des petites et moyennes entreprises, qui correspondent aux entreprises dont le capital social est inférieur à 100 millions de yens (622 583,64 euros au 28 septembre 2024).
Ces dernières bénéficient notamment de taux réduits pour le Hôjin Zei (sur les premiers 8 millions de yens de bénéfice, soit 49 806,69 euros au 28 septembre 2024).
A la tête d’une petite entreprise, Léo bénéficiera donc de taux d’imposition plus avantageux que les grandes entreprises : 15% sur les premiers 8 millions de yens de bénéfices annuels (49 806,69 euros au 28 septembre 2024), et ensuite à 23,2% sur les bénéfices excédant 8 millions de yens.

🌸 La Hôjin Juumin Zei est composée de deux éléments, la partie basée sur le Hôjin Zei et la partie forfaitaire. Chaque municipalité peut établir des taux d’imposition différents. Si Léo n’a qu’un bureau dans l’un des 23 arrondissements de Tokyo et que le capital social est inférieur à 10 millions de yens (62 258,36 euros au 28 septembre 2024), la partie basée sur le Hôjin Zei est calculée en multipliant le montant de le Hôjin Zei par 7,0 % et la partie forfaitaire de la taxe s’élève à 70 000 yens (435,81 euros).

🌸 S’agissant de la Hôjin Jigyô Zei, le taux d’imposition varie en fonction de la nature d’activité, du type de société, du montant du capital social et du montant du revenu, et l’un des trois taux suivants peut être appliqué : taux réduit, taux standard ou taux majoré.
De plus, ce taux diffère selon les préfectures. Ainsi, pour la société de Léo située à Tokyo, la partie du revenu inférieure à 4 millions de yens (24 903,35 euros au 28 septembre 2024) est imposée à 3,5 %, la partie comprise entre 4 et 8 millions de yens (49 806,69 euros au 28 septembre 2024) à 5,3 %, et la partie supérieure à 8 millions de yens à 7,0 %.

🌸 S’agissant de la Shôhi Zei, elle est calculée de la même manière que pour les Kojin Jigyo Nushi.

Etape 4 : Embauche de salariés au Japon

Léo est débordé par les commandes qui s’accumulent. Son affaire est florissante mais il ne s’en sort pas tout seul. Il souhaite désormais constituer une équipe. Il publie une offre d’emploi et les candidatures affluent !

Après plusieurs entretiens, il embauche Shota, un jeune japonais de 20 ans qui partage sa passion des cartes de jeu. Celui-ci l’aidera dans l’emballage des cartes, l’envoi des commandes et l’entretien du site web.

équipe au Japon

Comme en France, le contrat de travail pourra être à durée déterminée ou indéterminée. Si les engagements peuvent être moins formels au Japon par rapport à la France, il est néanmoins crucial de détailler les conditions de travail par écrit pour éviter les litiges.

Comme lui a rappelé Komon Avocats, Léo doit veiller à respecter les limites légales quant au temps de travail : Léo ne doit pas permettre à Shota de travailler plus de 8 heures par jour et 40 heures par semaine.

Ses avocats soulignent aussi que lors de l’embauche d’employés (même d’un seul) il est nécessaire d’effectuer les démarches pour s’inscrire à l’assurance travail (assurance accidents du travail et assurance chômage) dans les dix jours suivant l’embauche.

L’aventure de Léo n’est en qu’à son début mais la complexité de la législation japonaise l’a conduit à avoir le réflexe essentiel : s’attacher les services d’un cabinet d’avocats spécialisé, disposant d’un réseau local de partenaires, tout au long du processus d’implantation au Japon.

Si, comme Léo, vous souhaitez vous renseigner sur les formalités pour vous établir au Japon ou créer votre entreprise, n’hésitez pas à faire appel au cabinet Komon avocats pour vous aider dans vos démarches !
Protection juridique, protection des données personnelles, propriété intellectuelle au Japon… ils forment une équipe très complète d’avocats japonais et français à même de vous assister et de faciliter vos démarches si vous souhaitez créer une entreprise au Japon. Je vous conseille également de jeter un œil à leur guide juridique. 😍✒️

Isabelle VANSTEENKISTE

Isabelle est journaliste au Japon depuis plus de 5 ans. Directrice éditoriale de Lepetitjournal.com Tokyo, un média pour expatriés français, elle travaille également comme freelance pour divers médias et a publié un thriller se déroulant au Japon : Kuro Neko.

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